La reclamante dirigió escrito a la Dirección del colegio en el que cursaba estudios su hija solicitando “copia, en formato digital, de todos los exámenes y demás documentos utilizados para su evaluación, donde consten las respuestas de su hija y las correcciones realizadas por el profesorado, durante el primer trimestre del curso académico” respecto de determinadas asignaturas.
No obstante, debido a que la Consejería de Educación se había negado en reiteradas ocasiones a proporcionar las copias de los datos personales de su hija en formato digital a través de los medios solicitados, la afectada se ha visto obligada a interponer diversas reclamaciones, como sucede en el presente caso.
Posteriormente, con independencia de la reclamación presentada ante la AEPD, la parte reclamada envió un escrito a la actora en el que respondía a su solicitud e indicaba que la misma se consideraba excepcional puesto que estas solicitudes no se suelen realizar por las familias, sino que lo habitual es que acudan al centro, mostrándoles los profesores los exámenes. Habida cuenta de ello, se exponía que la información solicitada estaba a disposición de la madre en la Secretaría del centro, donde le sería entregada.
La AEPD declara, en relación con los procedimientos para dar respuesta al ejercicio de los derechos, que los responsables deben “arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos”, estando obligados a responder las solicitudes en el plazo máximo de un mes (salvo que concurran las excepciones recogidas en la normativa).
A efectos de dar respuesta a la presente reclamación, la autoridad de control se remite a la resolución del PD 00263/2023, con motivo de una reclamación similar entre las mismas partes. En este se ponía de manifiesto que el debate se centraba en el medio por el que se deben entregar las copias de los datos, “puesto que mientras la parte reclamante asevera que tiene derecho a que se los envíen por correo electrónico, la parte reclamada indica que la copia […] está a disposición de la parte reclamante […] en la secretaría”.
Así, se declara por la AEPD que la normativa (artículos 12.3 y 15.3 del RGPD), así como las Directrices 01/2022 sobre los derechos de los interesados, ligan la entrega de estas copias por medios electrónicos a aquellos casos en los que la solicitud se haya presentado por esta vía y siempre que, entre otras cuestiones, ello sea posible por parte del responsable. Y ello es así debido a que, cada responsable, debe evaluar el medio por el que puede facilitar esta documentación, en función de sus características operativas internas o de las medidas de seguridad que se pueden aplicar, “y ello siempre y cuando no suponga una carga excesiva o un impedimento para el interesado”.
Lo anterior supone que “en principio, no puede exigirse al responsable del tratamiento que suministre la copia de los datos personales a través de medios electrónicos”.
En dicha resolución (263/2023) se desestimó la reclamación debido a que, tal y como se indicó durante la tramitación del recurso de reposición, “la contestación por la misma vía, es decir, mediante su remisión electrónica, no es una condición indispensable para poder entender atendida la solicitud máxime en supuestos tales como el presente en el que la administración reclamada ha indicado que no posee los medios necesarios para ello”.
De este modo, en el presente supuesto, igual que en el anterior, se concluye que la parte reclamada sí ha facilitado el ejercicio del derecho de acceso, ya que ha puesto a disposición de la reclamante toda la documentación en la secretaría del centro, por cuanto no disponía de “sistemas de registro y/o notificación electrónica que, además de asegurar la adecuada recepción por parte del destinatario, pueda garantizar las adecuadas condiciones de privacidad y seguridad”.
No obstante todo lo anterior, se estima la reclamación interpuesta debido a que dicha contestación se remitió una vez transcurrido el mes estipulado para dar respuesta a estas solicitudes.
Puede acceder a la resolución de la AEPD aquí.