En este caso, en los contratos suscritos por la compañía con sus trabajadores se hacía constar expresamente que el uso de los dispositivos informáticos, así como del correo electrónico proporcionado por la empresa, era estrictamente profesional. Así, se concluía que estos no podían ser utilizados con fines personales.
No obstante, con posterioridad, se notificó a los empleados el Código de Ética Profesional en el que se indicaba que, si bien los dispositivos se entregaban para poder llevar a cabo su trabajo, se entendía “la necesidad del uso limitado, ocasional o infrecuente de los sistemas de comunicación para propósitos personales”. A pesar de ello, se informaba de que los mensajes enviados podían ser monitorizados o inspeccionados, sin que el trabajador pudiera tener expectativa de privacidad en relación con dichas comunicaciones.
Asimismo, se facilitó el Código de conducta en el que se ponía de manifiesto que la compañía era responsable de los dispositivos y del material enviado a través de los sistemas de su propiedad, de modo que, a pesar de que se permitía “un uso personal limitado de internet de la empresa […] y de los servicios de correo electrónico”, se esperaba que los empleados actuasen de forma responsable, debiendo ser conscientes de que la empresa se reservaba el derecho a monitorizar el uso del correo y de internet en determinados supuestos.
A pesar de estas políticas remitidas a los empleados, la compañía envió posteriormente una comunicación, que debía ser firmada por estos, en la que se “recordaba” que “tanto los equipos informáticos proporcionados por la empresa como los correos corporativos, tienen por única finalidad el desarrollo de la prestación de servicios contratada, estando prohibido su uso para fines particulares”, de modo que, con la finalidad de impedir este uso, los ordenadores y los correos serían accesibles por la empresa, pudiendo analizar, formatear o archivar cualquier documento guardado en los mismos. Habida cuenta de ello se requería a los empleados para que no archivasen información personal.
Con motivo de esta comunicación, los representantes de los trabajadores se dirigieron a la compañía indicando que dicha comunicación podía vulnerar determinados derechos adquiridos por los empleados, por cuanto suponía un “un cambio radical de la política empresarial en cuanto al uso de medios informáticos empresariales”, no siendo cierto que fuera un mero recordatorio, ya que el contenido de la carta era opuesto a las políticas vigentes. Por ello, se afirmaba que se estaba vulnerando por la empresa el artículo 87.3 de la Ley Orgánica 3/2018 (que establece que, en la elaboración de los criterios de utilización de los dispositivos digitales, deben participar los representantes de los empleados), ya que no habían participado en la elaboración de estos nuevos criterios.
Habida cuenta de ello, se interpuso demanda por la que se solicitaba la revocación de esta nueva política, así como que se acordase el inicio de un periodo de negociación con los representantes de los empleados. La Audiencia Nacional declaró la nulidad de la comunicación, por cuanto se había elaborado sin la participación de dichos representantes en contra de lo dispuesto en la normativa citada. Contra dicha resolución se interpuso recurso de casación por la entidad.
El Tribunal Supremo ha declarado que el artículo 87.3 tiene carácter imperativo y que, debido a ello, cualquier modificación de los criterios establecidos “o cualquier especificación de los mismos, ampliación o restricción” debe cumplir con dicho precepto.
En este sentido, se afirma que se ha probado que dicha comunicación no puede ser considerada como un “mero recordatorio”, puesto que hay una modificación o una actualización de los criterios que estaban implementados en la empresa, puesto que adicionalmente se añadían una serie de medidas por las que se permitía la plena accesibilidad a los ordenadores y correos. Es por ello por lo que “tales criterios debieron ser fijados con la participación de los representantes de los trabajadores, tanto en atención -en abstracto- al discutible contenido de los mismos, como a su contenido de especificación novedosa de anteriores instrucciones”.
Esta sentencia permite destacar la importancia que tiene, no sólo la elaboración de un Código de conducta de usos de los dispositivos informáticos y su entrega a los empleados, sino también su preparación y desarrollo con la participación de los representantes de los trabajadores, cuando las circunstancias de la compañía así lo exijan, dando cumplimiento a lo dispuesto en la normativa vigente.
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